Stel je voor: je bent de nieuwste aanwinst bij de IT-afdeling en op dag één heb je geen computer, geen login of een verkeerd gespeld e-mailadres. Het gebeurt. En wanneer nieuwe medewerkers geen gevoel hebben bij hun plaats in het bedrijf - of gewoon geen bureau hebben - vermindert dit hun kans op succes drastisch op de lange termijn op hun nieuwe werkplek.

IT-leiders en andere deskundigen hebben een aantal van de ergste fouten die ze op de werkplek hebben gezien, zoals het aan hun lot overlaten van nieuwe werknemers, die ze het gevoel geven dat ze zich geïsoleerd voelen, geen succes hebben, en zelfs spijt geven dat ze zijn aangenomen. Deze pro's gaven ook advies over hoe ze het proces voor konden zijn en hoe ze de kansen op een nieuw, met de organisatie verbonden gevoel van betrokkenheid bij de organisatie met een duidelijk inzicht in hun rol aanzienlijk konden verbeteren.

1. Laat een gat in de hiërarchie achter

Stephanie Daniel, senior partner bij Keystone Partners, zegt dat de eerste paar weken juist de periode is om het enthousiasme en de energie van een nieuwe aanwinst aan te boren. En toch heeft ze het tegendeel gezien, waar de persoon zich buitengesloten voelt.

"Een nieuwe medewerker kwam op zijn eerste dag aan het werk en had geen idee dat de manager die hem in dienst nam niet meer bij het bedrijf was", zegt Daniel. "Dit nieuws kwam blijkbaar niet bij de nieuwe werknemer terecht en dat bezorgde hem het gevoel dat hij een grote fout had gemaakt door het aanbod aan te nemen. Het ontbreken van een goed opgesteld instapplan kan een langdurig nadelig effect hebben".

2. Houd vitale apparatuur achter

Zorg ervoor dat jouw nieuwe medewerkers op dag één beschikt over de tools en middelen die ze nodig hebben, zegt Dan Colomb, chief technology officer bij Snapsheet.

"Er is niets erger dan een nieuwe aanwinst die binnenkomt en geen computer heeft, een bureau om aan te zitten of een project om aan te werken", zegt Colomb. "De overgang naar een nieuwe baan is al moeilijk. Er is geen reden om de verwarring te vergroten. We willen voorkomen dat iemand zich verloren of onzeker voelt. Wij helpen elke nieuwe medewerker om een klein project van begin tot eind af te ronden zodra ze hier aankomen en het in productie te nemen. Ze maken meteen een indruk en beginnen meteen een succes te voelen. Er gaat niets boven het gevoel van prestatie als een echte klant die iets gebruikt wat je in je eerste week hebt gebouwd.".

3. Laat ze in de steek

In sommige gevallen wordt een nieuwe medewerker uit de dagelijkse 'flow' van de organisatie gelaten en gaat dat verder dan een vergeten laptop of ID-badge. James Philip, voorzitter en oprichter van Heavy Hitter Holdings, vertelt het verhaal van een andere nieuwe medewerker die zich geïsoleerd voelde.

"Ik had ooit een klant die iemand een week in een kantoor liet zitten voordat ze erachter kwamen wat ze met hem of haar moesten doen," zegt Philip. "Ze hadden wel de personeelsbezetting nodig, maar hadden geen plan voor wat ze met de persoon moesten doen. Gewoon een slechte planning, omdat veel bedrijven het aannemen van personeel niet zien als tweerichtingsverkeer."

Philip adviseert het opzetten van een mentor- of buddysysteem om nieuwe medewerkers te helpen met vragen en om zich te settelen. "Zorg er altijd voor dat een nieuwe medewerker op dag één een vriend heeft en laat hem of haar de eerste week nooit alleen eten. De buddy moet de nieuwe medewerker ook helpen om te wennen aan de cultuur."

Net als op andere gebieden van het leven kan voedsel helpen bij het leggen van de basis voor een succesvolle overgang.

"Ik raad mensen die een nieuwe functie beginnen aan om hun lunch de eerste 100 dagen niet mee te nemen", zegt David Collins, senior vice president van ITC bij Addison Group. "Dan kunnen ze zich beschikbaar stellen om te gaan lunchen met andere mensen in het team om zich onder te dompelen in de cultuur en hun collega's beter te leren kennen.

4. Laat ze kennismaken met de chaos

Het onboarding proces biedt de nieuwe werknemer een kijkje in de manier waarop het bedrijf de zaken voor elkaar krijgt, zegt Pejman Makhfi, CTO van Credit Sesame, dus het is belangrijk om de juiste toon te zetten.

"Een ongeorganiseerde onboardingervaring laat niet alleen een slechte smaak na in de mond van nieuwe medewerkers, maar zorgt ook voor meer chaos in de bedrijfscultuur", zegt Makhfi. "Omdat nieuwe medewerkers grote moeite doen om zich aan te passen aan de nieuwe omgeving, zullen ze zich gemakkelijk aanpassen aan alles waar ze aan worden blootgesteld, zelfs als dat chaos is."

Een van de ergste aspecten van een onsamenhangend onboardingproces is de indruk die wordt gewekt door een gebrek aan coördinatie van basisinformatie tussen HR, IT en de inhurende manager.

"Ik herinner me het verhaal van een vriend wiens naam in zijn e-mailaccount verkeerd gespeld was", zegt Makhfi. "Om de een of andere reden heeft het bedrijf een paar dagen nodig gehad om het op te lossen. In die tijd moest hij met de rest van zijn team communiceren via die e-mail. Het was gênant voor hem om aan elk van zijn nieuwe collega's voortdurend de fout en zijn juiste naam uit te leggen.".

5. Bestook ze met informatie

Paul Phillips, global head of talent acquisition bij Avanade, zegt dat de meest voorkomende klacht die hij van nieuwe medewerkers hoort, is dat ze overstelpt worden met informatie als ze bij het team komen.

"Het is belangrijk om te meten hoe je de juiste hoeveelheid informatie kunt geven zonder de nieuweling te overweldigen", zegt Phillips. "Dit is echt moeilijk te beheren. Alles lijkt nieuw. Dus, denk na over het leveren van dezelfde informatie in de tijd en over een verscheidenheid van kanalen om het gemakkelijker te absorberen, in plaats van het verstrekken van een grote informatiedump in een keer".

6. Breng de robots in het spel

Het inhuren van processen moet gelijke tred houden met de tijd, zegt Phillips, en dat houdt ook in dat je ervoor moet zorgen dat jouw onboarding niet verandert in een sleur voor degenen die het proces uitvoeren.

"Het tempo van verandering is nog nooit zo snel geweest als vandaag en het zal nooit meer zo traag zijn als gisteren", zegt Phillips. "Jouw onboarding proces moet voortdurend evolueren om dat te weerspiegelen. Een ding dat we hebben geïmplementeerd is het roteren van de leidinggevenden die het programma presenteren. Dit zorgt ervoor dat de presentatie van informatie niet gerobotiseerd wordt door de bekendheid van de presentator met het materiaal. Het biedt ook elke keer een nieuw perspectief, beïnvloed door de individuele ervaring en perspectieven van elke leidinggevende. Dit helpt om het materiaal fris en relevant te houden."

7. Een welkom door het team

Wendy Pfeiffer, CIO bij Nutanix, stelt voor dat je niet vertrouwt op de sociale vaardigheden van je IT-team om een nieuwe medewerker zich welkom te laten voelen en daarentegen liever dat voor te zijn.

"Techneuten zijn berucht vanwege het gemis aan interpersoonlijke communicatie", zegt Pfeiffer. "Er is vaak een lastige kloof tussen een nieuwe medewerker en een team. In plaats van te vertrouwen op je teamleden om snel wat sociale vaardigheden te ontwikkelen, moet je sociale kansen integreren in de instapervaring. Geloof me, met een beetje sociale planning, zal het resultaat veel beter zijn dan de vele lastige ontmoetingen bij de plaatselijke koffiemachines die het kenmerk zijn geweest van de technische teaminteractie."

8. Sla de 1-op-1s over

Als je voortdurend persoonlijke ontmoetingen met een nieuwe medewerker annuleert of herschikt, kan het zijn dat je onbedoeld een bericht stuurt dat de persoon niet belangrijk genoeg is voor jouw tijd.

"Dit zet de verkeerde toon voor de toekomstige relatie, dat je niet wil investeren in hun succes", zegt Ashar Rizqi, mede-oprichter en CEO van softwarebedrijf Blameless. "Het geeft nieuwe medewerkers het gevoel dat ze aan hun lot worden overgelaten in het begrijpen hoe ze moeten slagen. Nieuwe medewerkers moeten in een vroeg stadium op het juiste pad worden gezet om ook op lange termijn succesvol te zijn."

9. Laat geen ruimte voor fouten

Rizqi stelt dat het ergste wat je een nieuwe medewerker aan kan doen is het creëren van een omgeving die hen ondermijnt door geen ruimte te bieden om te groeien.

"Voor elke nieuwe medewerker die binnenkomt, wil je dat dit de plek is waar ze hun ultieme potentieel bereiken", zegt Rizqi. "Om dat mogelijk te maken, is psychologische veiligheid het belangrijkste wat werknemers, vooral in het begin, nodig hebben. Geef ze kansen voor snelle winst met laaghangend fruit en laat ruimte voor mislukking zodat ze vanaf de eerste dag kunnen groeien. Creëer een cultuur van groot vertrouwen en samenwerking met deze persoon en laat hem of haar toe om beslissingen te nemen die hem of haar zullen helpen om de resultaten te behalen die hij of zij heeft aangekondigd."

10. Vergeet verwachtingen te stellen

Eric Sigurdson, adviseur bij Russell Reynolds Associates, herinnert zich een kaderlid dat werd ingehuurd om een organisatie op te schudden, maar niet werd geïnstrueerd hoe snel de verandering werd verwacht.

"Als buitenstaander kan je gemakkelijk intern worden verworpen of worden genegeerd, als je je te snel laat gelden", zegt Sigurdson. "En als je te langzaam gaat, kun je als ineffectief worden gezien. Het is belangrijk om samen te werken met je management, collega's en mogelijk het management, om de juiste cadans voor verandering te bepalen. Snel winnen in een vroeg stadium zal een leidinggevende helpen bij het opbouwen van geloofwaardigheid om meer significante verandering op de lange termijn te beïnvloeden".

Zorg ervoor dat de cultuur van de organisatie nauwkeurig wordt weergegeven tijdens de eerste dagen van de nieuwe medewerker, adviseert Dani McDonald, vice-president van engineering en IT voor de Amerikaanse activiteiten bij Kelly Services.

"Een van de ergste fouten die kunnen worden gemaakt in het onboarding proces is niet om de verwachtingen te stellen en gedetailleerde instructies te geven tijdens het proces," zegt McDonald. "Onboarding tools kunnen een werknemer door de administratie leiden, maar de werknemer een verwachting geven van tijdsinvestering en verduidelijking van bijzonder gecompliceerde verzoeken binnen de tool zal helpen om ervoor te zorgen dat de kandidaat zich vrij en met vertrouwen door het proces kan bewegen. Nieuwe medewerkers die worden geadviseerd over een zeer coöperatieve cultuur en een omgeving met veel resources kunnen teleurgesteld zijn tijdens een meer hands-off intake en onboarding.

11. Gebrekkige steun

Lois Coatney, een partner bij de Information Services Group, beschrijft hoe een nieuwe aanwinst kan worden ondermijnd door het verstrekken van marsorders in combinatie met een gebrek aan ondersteuning.

"De CIO probeerde verandering te brengen in de organisatie - die nooit IT-diensten had uitbesteed - en wilde het idee introduceren," zegt Coatney. "Ze brachten een directeur binnen die ervaring had met outsourcing, omdat hij dacht dat deze nieuwe persoon de cultuur zou helpen veranderen, maar de CIO gaf de nieuwe directeur geen ruggespraak of steun. Helaas kon de nieuwe persoon de uitsluitingscultuur van de organisatie niet doorbreken en liet ze hem falen. De bedrijfscultuur was relatiegericht en de CIO introduceerde hem niet in de gevestigde relaties. Hij probeerde mensen te ontmoeten en met ze te praten, maar ze negeerden hem achter zijn rug om en maakten hem belachelijk. De cultuuromslag kwam uiteindelijk, maar dat had een belangrijke verandering in de organisatie en het personeel nodig.

12. Wees blind voor de wroeging

In gesprek blijven is vaak de beste en eenvoudigste manier om de weg te bereiden naar een positieve ervaring, zegt David Collins, senior vice president bij Addison Group.

"Treuren om beslissingen is een realiteit", zegt Collins, "en de meeste mensen voelen een of andere vorm van wroeging tijdens de eerste 90 dagen van het dienstverband. Het is vooral belangrijk om de vinger aan de pols te houden van hoe het met een nieuwe aanwerving gaat en hoe ze zich de eerste 90 dagen in hun positie voelen."

In een krappe markt voor top IT-talent is het belangrijk om in gedachten te houden dat werkzoekenden voldoende mogelijkheden hebben om elders te gaan werken.

"Investeer de tijd om de nieuwe medewerker het gevoel te geven dat hij of zij een belangrijk onderdeel van de organisatie is", zegt Daniel van Keystone. "Hoewel het van cruciaal belang is om de werknemer te voorzien van de technologie, tools en middelen die hij of zij nodig heeft om te slagen in zijn of haar nieuwe functie, is het net zo belangrijk om hem of haar welkom te heten in de cultuur en hem of haar te helpen zich verbonden te voelen met de mensen en de missie van de organisatie. Eenvoudige activiteiten zoals een teamlunch, het toewijzen van een oriëntatiepartner of het plannen van regelmatige 1-op-1's kunnen de wenperiode versnellen en de band van de werknemer met de organisatie verdiepen."