Met Coforce hebben we ook een relatief onpartijdige blik op RPA in deze special opgenomen. Het is een onderdeel van de InnovestIT Group, een Nederlandse onderneming die bestaat uit vier bedrijven. ICreative richt zich als Basware- en Kofax-partner op purchase-to-pay-processen en e-facturatie voor grote ondernemingen. Easy Systems ontwikkelt eigen software die het purchase-to-pay-proces optimaliseren voor het middenbedrijf, ongeacht welke ERP-software je gebruikt als bedrijf. Tot slot heeft InnovestIT vorig jaar Diesis overgenomen, dat zich richt op Unit4 Financials en complex billing oplossingen.

Coforce is het bedrijf waar we voor onze huidige special vooral in geïnteresseerd zijn. Dat houdt zich bezig met RPA en heeft als doel om bedrijven te helpen met het opzetten van ‘nieuwe en efficiënt geautomatiseerde samenwerkingsvormen tussen applicaties’, zoals het op de website van het bedrijf wordt genoemd. Het gebruikt hiervoor het RPA-platform van Kofax en is wereldwijd platinum partner van die partij. We spreken op het kantoor van Coforce met Martin van Esschoten, Manager New Business en met Erik van Doorn, oprichter en CEO van InnovestIT.

Erik van Doorn (rechts), CEO van InnovestIT en Martin van Esschoten, Manager New Business

Brugfunctie

Coforce ontwikkelt zelf dus geen RPA-platform. “We mogen dus theoretisch gezien iets neutraler zijn”, stelt Van Doorn, al maakt het bedrijf uiteraard ook keuzes als het gaat om de partners waarmee het in zee gaat. Niet iedere partner biedt dezelfde features bijvoorbeeld. Daarnaast is het zaak voor een bedrijf zoals Coforce om in het belang van zichzelf en haar klanten voor een partij te kiezen die niet zomaar omvalt. In het geval van Kofax lijkt dat laatste in ieder geval wel goed te zitten. Dat bedrijf bestaat al sinds 1985.

Van Doorn trekt een interessante parallel tussen de functie die Coforce vervult en die van RPA binnen organisaties. Ze vervullen beide een brugfunctie. In het geval van Coforce tussen organisaties en technologie die ingezet kan worden. RPA is echter uiteindelijk “bridging software”, zoals hij het noemt. Je zet het in om bruggen te slaan tussen verschillende manuele handelingen binnen je digitale omgeving.

Administratieve lastenverlaging

Het doel van de inzet van RPA – en feitelijk van de hele InnovestIT Group – is het terugdringen van de administratieve belasting binnen organisaties. Daarin spelen alle onderdelen van de onderneming een rol. Het draait er uiteindelijk om dat complexiteit zoveel mogelijk versimpeld wordt.

Als het gaat om automatisering, heeft Van Doorn een nuchtere en praktische kijk op RPA. Je moet er niet meer van maken dan het is, maar ook niet minder: “Uiteindelijk ben je klanten aan het helpen met automatisering”. Als praktisch voorbeeld noemt hij het aan- en afmelden van leegstaande huurwoningen bij nutsbedrijven door woningcorporaties. Dit doe je bijvoorbeeld iedere vrijdagmiddag rond een uur of drie en je meldt dit iedere keer bij hetzelfde online portal. Een proces zoals dit schreeuwt om RPA automatisering vanwege het voorspelbare verloop ervan.

Ook het gebruik van RPA als alternatief voor API’s is volgens Van Doorn zeker een belangrijk onderdeel van de opkomst van deze technologie. “Waarom denk je dat banken zoveel hebben geïnvesteerd in RPA? Omdat ze zoveel legacy hebben waarmee ze nu aan de slag kunnen.” Die legacy kan niet altijd overweg met API’s namelijk, maar kan met RPA, via de user-interface, wel aan elkaar gekoppeld worden.

Breder concept

Een proces zoals hierboven geschetst mag dan weliswaar een uitstekend voorbeeld zijn van waar RPA voor ingezet kan worden, het moet niet het einddoel zijn van RPA binnen organisaties. Het is goed en wellicht zelfs noodzakelijk om klein te beginnen met RPA, maar het concept van automatiseren middels RPA moet intern breder gedragen worden. Op een enkele use-case komt het kostenplaatje van RPA namelijk niet uit. “Via een PoC, om technisch aan te tonen dat het werkt, kun je met zo’n deelproces beginnen”, volgens Van Esschoten. “Daarna kun je als organisatie doorpakken en opschalen.”

“Conceptueel is RPA zeker niet moeilijk te ‘verkopen’ aan C-level binnen organisaties”, volgens Van Doorn. Als je zegt dat RPA op de langere termijn kosten gaat besparen door een ‘zero-touch-processing’ benadering (het verwerken van processen zonder menselijke interventie), dan heb je de aandacht wel. Het is daarnaast ook niet zo ingewikkeld om dat ook snel in te kunnen zien. Als je zoals in het voorbeeld hierboven van de woningcorporatie het aanmelden van leegstand bij nutsbedrijven eenmalig inregelt middels RPA en er verder geen omkijken meer naar hebt, dan is het duidelijk dat er veel winst te behalen valt.

Technische uitdaging

De uitdaging van RPA zit volgens Van Doorn dan ook niet in het uitleggen van het concept, maar veel meer in de technische uitvoering en het beheer ervan. “Leveranciers doen soms alsof het configureren van robots erg eenvoudig is”, stelt hij. Dat is alleen niet altijd zo. Natuurlijk, een relatief eenvoudig proces met slechts enkele stappen kan iemand na een uurtje training prima in elkaar draaien. Complexere processen zijn echter minder eenvoudig te produceren, volgens hem,omdat je niet alleen de ‘happy flow’ moet configureren, maar ook alle uitzonderingen.

Dat laatste is wat hem betreft ook helemaal niet erg overigens, maar zorgt er wel voor dat er een gat zit tussen het concept en de uitvoering, waarbij de leveranciers dus niet altijd helpen om dit goed te kunnen duiden. Uiteraard zorgt het er ook voor dat men bij Coforce aan het werk blijft, dus je zou kunnen zeggen dat iedereen zijn rol speelt in het samenspel.

Een van de gevolgen van de toch nog altijd tamelijk complexe RPA-wereld is dat er intern nogal eens wat weerstand is om ermee te beginnen. Je voegt namelijk weer complexiteit toe om de complexiteit die er was verder te versimpelen. Dat klinkt paradoxaal, maar is onder de streep wel nodig. Dat is geen eenvoudig verhaal om bij organisaties overal acceptatie voor te vinden. Ook de angst bij medewerkers dat ze hun baan kwijtraken speelt hier mogelijk een rol.

Praktische haalbaarheid is doorslaggevend

Een van de zaken waar Van Doorn tijdens het gesprek meerdere keren op hamert,is dat we geen luchtkastelen moeten bouwen. Dat ziet hij echter wel gebeuren. “Ik ben bang dat er niet veel geleerd is van de internetbubbel”, stelt hij. Dat wil zeggen, er wordt niet goed gekeken naar wat er in de praktijk mogelijk is. Dat is wat hem betreft de voornaamste uitdaging van nieuwe technologieën, waaronder ook RPA. Het concept omarmen is een ding, het ook daadwerkelijk uitvoeren is een totaal ander verhaal.

Pas als je duidelijk in kaart brengt wat de praktische haalbaarheid is van RPA binnen de organisatie, ga je er echt de vruchten van plukken. Die vruchten zijn volgens Van Doorn uiteindelijk niet primair voor C-level overigens, maar juist voor de business. Medewerkers van bedrijven kunnen veel vervelend administratief werk uit handen laten nemen door RPA, een boodschap die we ook vanuit de leveranciers van RPA-oplossingen vaak horen. Het is zaak voor partijen zoals Coforce en de leveranciers om de voordelen die RPA heeft, praktisch haalbaar te maken.