We hebben op deze pagina's al eens vaker stilgestaan bij wat RPA is. Het komt erop neer dat door middel van automatisering de robot uit de mens gehaald kan worden. Dat wil zeggen, alle taken die geen specifiek menselijke eigenschappen vereisen - zoals creativiteit, empathie en ondernemerschap - kunnen onder de streep beter door een softwarematige robot gedaan worden. Die maakt minder fouten en kan veel langer doorgaan met dezelfde klussen. De medewerkers kunnen zich vervolgens met belangrijkere zaken bezig gaan houden.

Binnen de wereld van RPA is het lastig om bedrijven te vinden die voor 2000 zijn opgericht. Dat maakt dit zoals gezegd een relatief jonge discipline. Another Monday is evenals UIPath, dat we in een eerder artikel op Computerworld.nl behandelden, opgericht in 2005. Volgens Van Berkum heeft Another Monday wel een duidelijk andere insteek. Het draait niet om zoveel mogelijk klanten binnenhalen, maar vooral om werken voor grote klanten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het automatiseren van het rapportageproces van een grote bank, met 221 verschillende managementsystemen.

Van handmatig naar no-code

In het begin bouwde men bij Another Monday de bots volledig handmatig, voor een kleine groep klanten. Het idee was van het begin af aan om iets te maken wat goed schaalbaar is. Vandaar dat men inmiddels vanuit low-code principes bots kan maken en is men richting no-code aan het werken. Op deze manier automatiseer je niet alleen de processen, maar ook de programmeur van die processen. Dat komt de schaalbaarheid uiteraard alleen maar ten goede. Een keer kijken hoe het proces gaat, is in een dergelijke situatie voldoende om het proces te hebben geautomatiseerd.

Dat vooral schaalbaarheid cruciaal is, ziet Van Berkum in de praktijk ook bij klanten. Een typisch traject bij RPA heeft globaal drie stappen. Allereerst is er de wil om iets te gaan doen. Dat is niet zo ingewikkeld, want nagenoeg ieder bedrijf dat veel dingen volgens vaste processen doet, ziet de meerwaarde van RPA. Daarna komt de Proof-of-Concept (PoC)-fase, waarin organisaties al tegen zaken aanlopen en het dus lastiger wordt. Zonder twijfel de lastigste fase van een RPA-traject is echter het na een goede PoC schalen naar de gewenste grootte.

Arjen van Berkum, COO Another Monday

Architectuur is cruciaal

Uiteraard heeft Another Monday allerlei software waar je mee aan de slag kunt gaan om RPA te gaan gebruiken. Echt interessant om over te praten vindt Van Berkum dat in de basis niet. Dat gaat namelijk primair om het ontwerpstuk van RPA. Dat is niet zo ingewikkeld en veel andere partijen in de markt kunnen dat ook prima. Waar Another Monday volgens hem echter in uitblinkt, is de architectuur die eronder ligt. Een botfarm van 1700 bots kun je met een enkele FTE aansturen, omdat de architectuur is geoptimaliseerd voor grote deployments.

De bots zelf zijn ontworpen als microservices. Ze worden voor een specifieke (deel-)taak opgebouwd en na het uitvoeren van die taak weer afgebroken. Verder bestaat de omgeving van Another Monday uit twee generaals en een veldmaarschalk. De twee generaals zijn de collector en de task manager, waarbij de namen van de componenten waarschijnlijk al voldoende vertellen over wat ze doen. De ene verzamelt de nodige informatie bij elkaar voor de taken die gedaan moeten worden, de andere verdeelt de taken. Daar boven staat de monitor, in de rol van veldmaarschalk. De monitor is het enige onderdeel waar je als mens in werkt. Daar kun je instellingen wijzigen en dergelijke.

Focus op security, netwerkbelasting

Met alleen de ontwikkeling van deze componenten ben je er echter nog niet. Als Duits bedrijf - met een groot telecombedrijf, dat met RPA millitaire processen voor het Duitse leger beheert, als klant - is het niet vreemd dat Another Monday ook stevig inzet op privacy en security. Zo maken ze gebruik van een one-way hash, waarmee het onmogelijk is voor Another Monday om klantgegevens in te kunnen zien, ook al zouden ze het willen.

Vooral als je flink gaat schalen met RPA, kan de netwerkbelasting snel uit de klauwen lopen. Dat wil je uiteraard niet, omdat dit ervoor gaat zorgen dat bepaalde processen vertraagd worden of zelfs helemaal in de soep lopen. Vandaar dat men de omgeving zo heeft ingericht dat er niet een 'baas' is die continu vraagt wie er vrij is. Als een bot ingezet kan worden, geeft hij zelf een seintje naar boven toe. Op deze manier heb je alleen maar functioneel netwerkverkeer van RPA.

Design-denken is eveneens iets waar men bij Another Monday veel mee bezig is. Van Berkum bedoelt hiermee dat bijvoorbeeld prioriteiten niet bepaald worden per set taken, maar per taak. Op deze manier kun je realtime inspringen op gebeurtenissen. Heb je bijvoorbeeld (een deel van) je helpdesk geautomatiseerd, dan kun je een binnenkomend telefoontje meer prioriteit geven dan een mailtje.

Tot slot moet je volgens Van Berkum ook gewoon zorgen dat je de basis altijd goed blijft houden. Dus een bot moet altijd een 'clean exit' maken. Dat wil zeggen, alle onderdelen van een proces worden afgesloten alvorens hij afsluit en weer wordt afgebroken. Ook aan zaken zoals de interval tussen het afsluiten en/of openen van verschillende onderdelen moet worden gedacht. Heb je een grote applicatie in een RPA-taak zitten, dan is het doorgaans niet handig om die een zeer korte tijd te geven om op te starten of af te sluiten.

Wat doe je met legacy?

Veel organisaties hebben de nodige legacy in hun omgevingen staan. Wat doe je daarmee als het gaat om RPA? Volgens Van Berkum doe je er goed aan om daar zoveel mogelijk van af te blijven, ook al zou het in theorie mogelijk zijn om dat soort systemen op te nemen in RPA.

Heb je bijvoorbeeld een zeer oud billing systeem staan, maar wil je dat deel wel gaan automatiseren, dan is het handiger om er een nieuw systeem naast te zetten. Daarboven zet je dan een bot die met beide systemen praat. Nieuwe opdrachten voer je in het nieuwe systeem in en het oude systeem sluit je helemaal af op het moment dat het kan.

Verschuiving van de wereld van werk

RPA - en daarmee Another Monday - speelt een belangrijke rol in de verschuiving van de wereld van werk volgens Van Berkum. Dat is op zich niet zo gek natuurlijk, omdat het doel ervan is om veel taken van mensen door robots te laten uitvoeren. Dat betekent dat de baan van iemand op bijvoorbeeld een supportafdeling drastisch verandert. Een dergelijke medewerker kan zich richten op het menselijke aspect van zijn of haar werk. Wellicht een nog sprekender voorbeeld is die van de docent. Die wordt tegenwoordig bedolven onder administratieve rompslomp, die ervoor zorgt dat het menselijke aspect (het daadwerkelijke lesgeven) onder druk komt te staan.

Onder de streep moet RPA er volgens Another Monday voor zorgen dat medewerkers het weer leuk vinden om op maandag aan de werkweek te beginnen. De naam is ook met dat doel bedacht. Dat klinkt natuurlijk goed, maar hoe zit het dan met het werk dat overblijft? Hoeveel banen gaan er verloren als gevolg van de automatisering van processen middels RPA?

Van Berkum is ervan overtuigd dat RPA geen banen kost. Op zich een begrijpelijk standpunt, gezien zijn rol in het verhaal, maar ook zeker niet onverdedigbaar wat ons betreft. Met de steeds grotere nadruk op gebruikerservaring/klantervaring in het achterhoofd, is het in ieder geval in theorie mogelijk dat er meer aandacht aan de klant gegeven kan worden doordat processen geautomatiseerd worden. Zeker ook als dat wordt verlangd door de markt en de marges dus ook weer groter kunnen worden.

Dat laatste is echter wel cruciaal voor deze toekomstvisie. Is dat niet het geval, dan is er voor organisaties geen enkel beletsel om simpelweg meer klanten bij een enkele medewerker onder te brengen. RPA is dan niets meer dan een efficiency-gereedschap, zonder dat het iets toevoegt aan de kwaliteit van werk of aan de klantervaring.

Gebaseerd op ons gesprek met Van Berkum, is Another Monday er echter veel aan gelegen om meer impact te hebben dan alleen efficiency. Als het aan hem en aan Another Monday ligt, zal de 'brave new world' er beter uitzien dan nu het geval is.